WhatsApp: saiba como utilizar a ferramenta no ambiente de trabalho

O Brasil é o terceiro maior mercado do WhatsApp, da Meta — fica atrás apenas da Índia e da Indonésia. O país se destaca pela intensidade de uso e é líder mundial em envio de mensagens de áudio.

No dia a dia do trabalho, de acordo com a Folha de S. Paulo, a ferramenta tem sido cada vez mais utilizada para alinhar tarefas cotidianas, manter uma comunicação entre equipes e dialogar com clientes.

Mas é preciso ter cuidado na hora de se comunicar, seja no ambiente interno ou externo. Especialistas em carreiras separaram dicas sobre a forma correta do uso profissional do aplicativo. Confira.

WhatsApp: primeiro contato

Ao fazer o primeiro contato, é recomendável adotar uma abordagem formal, especialmente se você não conhece a pessoa.

Inicie a conversa se apresentando de forma educada e direta, fornecendo informações básicas sobre você e o motivo do contato.

Segundo Paulo Augustinho, especialista em carreiras, o primeiro passo é uma forma de estabelecer credibilidade, já que as pessoas lidam com “muitas situações de golpe e engano via WhatsApp, deixando-as em alerta”.

Além disso, prestar atenção à correção gramatical ao redigir a mensagem contribui para transmitir uma imagem mais profissional e confiável.

Tenha cautela

Adotar uma postura formal não implica necessariamente em ser monótono. Segundo a especialista Luana Lourenço é importante reconhecer o perfil da pessoa com quem se está comunicando e avaliar se há espaço para uma interação mais descontraída.

“Se a pessoa for mais descontraída, é possível enviar um meme, um emoji. Dependendo do contexto e do assunto, isso não representa um problema. No entanto, é fundamental ter discernimento para reconhecer quando é apropriado brincar e quando é necessário manter a seriedade”, ensina.

Augustinho complementa, alertando para a necessidade de evitar excessos, como o uso exagerado de emojis e gírias durante a conversa. Essa cautela serve para garantir uma comunicação mais eficaz e profissional, independentemente do tom adotado na interação.

Repense antes de mandar mensagens de áudio

Ao enviar áudios pelo WhatsApp, é recomendável pensar duas vezes antes de gravar. Se você não conhece bem a pessoa, é prudente perguntar se ela está disponível para receber áudios.

Lembre-se de que nem sempre a pessoa do outro lado poderá ouvi-lo imediatamente, o que torna os áudios menos ideais em situações de urgência.

Diferentemente de e-mails ou mensagens de texto, é mais difícil buscar informações em um áudio, podendo ser necessário ouvi-lo novamente para captar detalhes importantes. Portanto, deve considerar se o áudio é a melhor forma de comunicação para a situação.

Caso opte por enviar um áudio, prefira incluir uma breve explicação junto com ele. Neste caso, o profissional pode informar o motivo do áudio e o que será discutido nele.

Além disso, antes de gravar, é aconselhável organizar pensamentos e ser claro e conciso, orienta Augustinho. Segundo ele, áudios muito longos podem desinteressar o destinatário e afastar a comunicação eficaz.

Nem sempre é o momento de mandar mensagem

Considerar o momento mais adequado ao enviar mensagens, especialmente para superiores ou colegas fora do horário de trabalho.

O especialista, aconselha a reflexão sobre a necessidade imediata da mensagem e se a pessoa poderá lidar com o assunto ainda no mesmo dia. Se a questão não for urgente, é preferível adiar o envio para o horário comercial ou para o dia seguinte.

Evite enviar mensagens durante o jantar, nos finais de semana ou durante a madrugada, já que é inadequado e pode causar conflitos.

Não trate grupo de trabalho como grupo de amigos

O grupo de trabalho no WhatsApp não deve ser tratado como um grupo de amigos. É aconselhado manter uma etiqueta profissional, evitando encaminhar mensagens de cumprimentos, como “bom dia” ou “boa tarde”, e não enchendo o grupo com spam, segundo explica o especialista.

Além disso, é recomendável evitar trazer conteúdo que possa gerar discussões polêmicas, como temas relacionados à política, futebol ou religião, para não criar conflitos desnecessários.